Come trattare il tempo e farlo un gioco a due livelli

Il tempo? Se non me lo chiedi so cos’è. Ma se me lo chiedi non lo so più.
Sant’Agostino

In un mondo megaconnesso e megacomplesso, rimanerci padroni del proprio tempo è ardua impresa. Uno dei lamenti ricorrenti che mi capita di sentire è non ho (mai) tempo per … (inserire attività che si vorrebbe fare). Poi ci sono i cugini  Mi manca il tempo per …, Avessi il tempo per … Vorrei avere più tempo per … espressioni di scontento e rassegnazione di questa quotidianità straconnessa in cui si ha poco tempo o non si ha affatto per fare ciò che ci proponiamo di fare.

È come se crollasse la nostra capacità di gestire il proprio tempo sotto la pressione generata dai numerosi canali di informazione a cui abbiamo accesso. La molteplicità dei messaggi che ci raggiungono quotidianamente sono concepiti per indurre un senso di urgenza, un senso di sei un pirla se te lo fai perdere. Così sono ad esempio le offerte in esclusiva per te da cogliere al volo entro … che pendono su immensi cartelloni nei supermarket, sulle vetrine dei piccoli e dei grandi negozi. O le imperdibili proposte di qualsiasi cosa al prezzo speciale di … che intasano le nostre caselle e-mail.

Di fronte a quest’urgenza di fare, scoprire, esplorare, correre, comprare e non perdere è facile prendersela con quella risorsa così sfuggente, così impertinente, così incompresa che chiamiamo tempo. Non faccio mica eccezione. Anche perché nella gestione di rhetofan spesso vorrei che le giornate avessero qualcosa come 48 ore.

Cosa non del tutto impossibile. A condizione di voler mettere fine all’emorragia di tempo di cui (troppo) spesso ci lamentiamo. E a condizione di voler trattare il tempo come un gioco a due livelli: un primo livello dedicato alla sua consapevolezza e un secondo alla sua gestione effettiva.

Ecco il primo livello che comprende tre punti fondamentali:

  1. Il tempo è l’unica risorsa limitata e irrepetibile di cui disponiamo nella produzione dell’unico bene che veramente conta: la propria vita.
  2. Per fare qualsiasi cosa in qualsiasi ambito è importante sapere non solo CHE COSA vuoi fare ma anche il tempo che vuoi, puoi, ma soprattutto SAI impiegare in una determinata attività.
  3. Devi individuare come e dove sprechi il tuo tempo

Sono questi i tre punti che ho dovuto fissarmi bene nella mente quando ho deciso che non volevo più andare avanti a suon di lamenti per la mancanza di tempo. Mostrare scontento o rassegnazione di fronte a un entità che comunque scorre è da sciocchi, mi son’ detto. Meglio darsi da fare e imparare un paio di esercizi per migliorare la gestione del proprio tempo.

Passiamo al secondo livello che comprende due punti:

  1. analizzare il tempo di tutte le attività quotidiane

per poi

  1. poter amministrare meglio il tempo.

Per analizzare il tempo impiegato nelle mie attività quotidiane ho usato un foglio excel su cui ho inserito tutto ciò che mi occupa la giornata. Così, ad esempio, ho inserito il tempo impiegato per la preparazione della colazione, per lo sport, il tempo che dedico alla lettura, alla spesa, alla ricerca, alla preparazione e alla stesura degli articoli settimanali, alle attività ludiche in famiglia ecc.  Poi le ho monitorate per un mese, periodo sufficiente per identificare sprechi e apportare aggiustamenti. Sono emerse importanti differenze tra quello che credevo facessi e quello che davvero facevo. Un esempio per tutti: cambiare l’orario in cui andavo a fare la spesa mi ha fatto guadagnare in media 30 minuti che ho potuto impiegare in attività decisamente più interessanti. Vuoi che ti parli dell’app di Zucky? Dai che ci arrivi da solo. Tu prova solo a installarti News Feed Eradicator for Facebook e dopo ne riparliamo.

Comunque, pare che siamo una frana nell’amministrare il tempo. Diverse ricerche hanno dimostrato la nostra incapacità nel percepire correttamente il tempo in condizioni fuori dal normale. Per dire, se non percepiamo l’alternanza luce – oscurità perdiamo presto la cognizione del tempo. Anche al buio o in un locale fortemente illuminato difficilmente stimiamo con precisione il passare del tempo.

Non bisogna quindi affidarsi alla memoria quando si tratta di tracciare il modo in cui trascorriamo le nostre giornate. La memoria è sempre un compagno di squadra e di viaggio molto cortese, ma poco affidabile. Meglio mettere mano su un diario o su un foglio excel a tracciare, attività per attività, il tempo necessario per il loro svolgimento.

Questi sono i due livelli sui cui ho agito per poter amministrare meglio il tempo della mia giornata. Per incrementare il controllo e evitare gli sprechi ho cominciato a cercare i migliori strumenti online per la gestione del tempo. Ce ne sono una marea. Qui, ad esempio, c’è il link a un articolo, attuale anche se non proprio recente, di un rispettabile blog che seguo da tempo. Ne trovi diverse app per la gestione del tempo. Personalmente ho provato la tecnica del pomodoro e il toggl tracker. Ma poi sono tornato al mio buon vecchio metodo offline: 50 minuti lavoro + 10 di pausa. Sarà perché sono di vecchia scuola. :-)

In ogni caso, credo che la gestione del tempo sia una cosa molto intima: ognuno dovrebbe trovare il metodo che più si addice alla sua personalità e alle sue attività quotidiane. Tuttavia un principio si applica a tutti: l’efficacia personale aumenta all’aumento di blocchi continui e ininterrotti di tempo a disposizione. Disporre di tempo a pezzi e bocconi non basterà anche se le ore risultano moltissime. Le grosse fette sono decisamente meglio delle briciole di tempo.

Sia chiaro, tutto richiede tempo. Tutto si svolge nel tempo e consuma tempo. Ma teniamo a mente che il tempo è una risorsa limitata, impossibile da affittare, noleggiare, comprare o immagazzinare. Il tempo è interamente deperibile e assolutamente insostituibile.

Per questo motivo, anziché dare per scontata questa risorsa unica meglio averne tenera cura. Nella vita di tutti i giorni, a casa, in azienda e ... dappertutto, la differenza tra uso e spreco è ciò che fa la differenza.

Riassumo:

Primo livello: consapevolezza del tempo

  • risorsa limitata e irrepetibile
  • saper impiegarlo
  • evitare di sprecarlo

Secondo livello: gestione del tempo – analizzare per meglio amministrare

Se guardi bene nelle tue giornate ne vedrai di attività mangia tempo che sostituite o modificate possono incrementare la quantità di tempo da impiegare nelle attività che veramente ti interessano.

Ecco cinque azioni che posso consigliarti dopo averle testate in prima persona:

  1. gestisci le attività di ordinaria amministrazione via online (bollette, bonifici ecc.)
  2. fai la spesa in orario di pausa pranzo
  3. vai alle Poste 10 minuti prima della chiusura, se proprio devi
  4. riduci il numero di connessioni al mondo virtuale ( TV, Internet, videogiochi)
  5. limita le conversazioni telefoniche (e aumenta le conversazioni tête-à-tête)

Più in generale se c’è un’attività che non porta alcun valore aggiunto alla mia giornata cerco di eliminarla. Se c’è un attività che qualcun’altro riesce a farla meglio di me, lascio fare.

Prendere consapevolezza, analizzare e controllare l’amministrazione del mio tempo mi ha permesso di organizzarmi e gestire meglio le attività quotidiane personali e professionali.

Il tempo, come dicevo all’inizio dell’articolo è una risorsa scarsa e se non lo si amministra a dovere diventa impossibile crescere.

Ti saluto con le parole di Peter Drucker il guru dei guru del management che alla gestione del tempo ha dedicato gran parte della sua carriera: “L’applicazione dell’antico detto «conosci te stesso» è una difficoltà quasi insormontabile per i comuni mortali, ma chiunque può seguire il comandamento «conosci il tuo tempo» sempre che lo voglia per trovarsi così a buon punto verso la realizzazione dei risultati desiderati e il conseguimento dell’efficacia.”

Buona settimana.

Foto di David Lega

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