Come strutturare un dialogo efficace in cinque mosse

L'eloquenza è una pittura del pensiero.
Blaise Pascal

Il dialogo è, secondo Treccani, un discorso o un colloquio fra due o più persone e ha un considerevole peso nelle interazioni sociali. Il dialogo apre le porte alla conoscenza dell’altro (a condizione che l’altro mostri la volontà di aprirsi al dialogo), stimola la creatività ed è fonte di benessere e talvolta malessere discorsivo. (Come ci si sente dopo un bella chiacchierata con un interlocutore garbato, interessante, e come, invece, ci sente dopo una furibonda litigata?)

Ecco la scalinata da seguire per strutturare un dialogo sereno, costruttivo e produttivo:

1. Preparazione preliminare: introduzione, preparazione domande, stabilire obiettivo

Il dialogo vero e proprio è preceduto dalla fase preparatoria. In questa primissima fase si fa mente locale sul punto di vista dell’interlocutore e si riflette su quale soluzione si vorrebbe dare al problema. Si prepara una strategia mentale del tipo Come lo direi a mia nonna?, si identificano gli argomenti concreti e le domande rilevanti per chiarire la questione. In questa fase è utile prepararsi una strategia per preparare al meglio l'apertura del dialogo e a calibrare mentalmente sul dialogo i tempi a disposizione e il contesto in cui si svolge. 

2. Apertura del dialogo: prima impressione, formule per stabilire il contatto, entrare in sintonia relazionale

In funzione della durata prevista e degli obiettivi perseguiti, è auspicabile chiacchierare per un po’ di un tema di interesse generale prima di affrontare il vero argomento dell’incontro. Si rompe il ghiaccio e si cerca di instaurare una relazione di collaborazione con il pubblico. Bando ai lunghi monologhi autocelebrativi (chi sono, cosa ho fatto, quanto sono bravo, quante cose so io, quante cose ho visto io, quante cose farò per voi, sono qui per aiutarvi). Meglio domande aperte per incoraggiare l’interlocutore ad aprirsi e a esprimere il proprio parere.

Il clima del dialogo si instaura dalle prime battute ed è facilmente osservabile se fra i partecipanti esiste un rapporto paritetico oppure se uno vuole predominare sull’altro.

Un dialogo efficace si caratterizza per un clima di parità e collaborazione: cosi si ottiene la reciproca apertura dei partner e un flusso ottimale di informazioni il quale riduce anche il rischio di malintesi.

È in questa fase di apertura del dialogo che si dovrebbe valorizzare al meglio la gamma degli strumenti di comunicazione verbali, non verbali e paraverbali. È il momento della prima impressione e come la saggezza popolare ci insegna non c’è che una prima occasione per fare una buona prima impressione. Perciò da non sottovalutare la strategia della prima occasione a effetto positivo a cui concorrono: un atteggiamento di apertura, un portamento eretto, uno sguardo aperto e calmo e un sorriso simpatico che conquista.

Dopo il primo confronto silenzioso, seguono i saluti calibrati sulla tipologia del colloquio, del tema e del grado di confidenza che eventualmente esiste tra interlocutori.

3. Analisi del problema: chiedere chiarimenti senza giudicare

Questo è il momento dell’apertura vera e propria. È importante in questa fase come si presenta l’argomento. L’obiettivo è di renderlo interessante e accattivante in linea con le aspettative reciproche. Il modo migliore per scoprirlo subito è porre una domanda e lasciare la parola all’interlocutore.

Alla presentazione del problema segue l’analisi, ossia l’illustrazione di tutte le circostanze, condizioni e presupposti che potrebbero avere qualche rilevanza ai fini della soluzione del problema. Da un punto di vista tattico e strategico, è bene che chi apre il dialogo non proceda direttamente all’analisi ma inviti l’interlocutore a farlo. Cosi facendo si ha l’occasione di scoprire qualcosa in più sulle idee di chi si trova di fronte. In un clima di parità tra gli interlocutori si raggiunge un livello informativo uniforme a partire del quale si può cercare insieme e in maniera costruttiva la risoluzione del problema.

4. Reperimento di soluzioni: raccogliere le idee e proporre migliorie

Per avere una discussione produttiva è consigliabile usare lo strumento di comunicazione della domanda. Il dialogo che ne nasce servirà poi per raccogliere idee, per sviluppare proposte, per evidenziare e per valutare alternative.

In generale la propria posizione sull’argomento in questione dovrebbe essere aperta in modo da lasciare spazio anche a idee che inizialmente possono sembrare fuori luogo. Lasciare spazio libero al confronto significa anche stimolare la creatività la quale non può accendersi se i binari su cui si muove la discussione sono rigidamente prestabiliti fin dall’inizio, se vi è un rapporto impari, se uno insiste sgarbatamente per aver sempre l’ultima parola oppure accetta soltanto quanto è consono al proprio parere.

In questa fase occorre assicurasi che la comunicazione non sia disturbata a livello oggettivo.

Per il buon funzionamento del livello oggettivo servono:

 

  • I segnali di attenzione e di incoraggiamento con cui si esprime disponibilità ad ascoltare e a fare chiarezza
  • Le domande tese a orientarsi e a fare chiarezza
  • La risposte pertinenti per capire meglio retroscena e motivi di affermazioni, proposte, idee e valutazioni

 

5. Fase conclusiva: trovare un accordo a livello oggettivo e relazionale

In questa fase occorre che gli interlocutori siano d’accordo su quanto hanno discusso e sulle rispettive posizioni in merito. Si stabilisce il risultato, si chiarisce l’eventuale ulteriore procedere, si evidenziano i punti in comune e i pareri discordi e si riassumono i più importanti argomenti trattati. In questa fase viene esemplificato in modo succinto ed efficace l’andamento e il risultato del dialogo e si chiariscono gli eventuali dubbi ancora esistenti.

That's it :-)

Per illustrare le diverse fasi con un esempio, vedremo nell'articolo della prossima settimana come si sviluppa un colloquio di assunzione.

Buona settimana e a presto.

Lucian

Foto di Martin Sillaots

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